初めての展示会！出展を通して学んだこと

2024年6月、ムーンファクトリーは「デジタルサイネージJAPAN」に出展しました！
創業から28年経ちますが、意外にも展示会出展は初めて。私個人としても、展示会出展は初めての経験でした。

今日は展示会の準備や当日の運営で気づいたこと・学んだことをまとめていきたいと思います。

展示会に出展するまでの流れ

展示会に出展するにあたって、まずはどの展示会に出展すると良いかを決めました。
公式サイトからの申し込み後、担当の方からWeb会議などで説明を聞いて「本当に出展するのか？」「どのサイズのブースに出展するのか？」などを相談していきます。

私たちが出展したデジタルサイネージJAPANは、モニター等のハードウェアを展示する企業が多い展示会です。「コンテンツに関する展示が少ないのであれば、他と差別化できて良いのでは？」ということで、この展示会への出展を決めました。
実際に当日は「自社でハードウェアを提供しているが、コンテンツが用意できなくて困っていた」というお客さまが多く、ここは想定が当たって良かったです。

展示会によって来場者数や興味のある分野が異なるので、自社の目的に合った展示会を選ぶことが重要だと思いました。

まずは目標設定から

出展する展示会を決めた後は、目標設定をしました。あまり複雑な目標にすると覚えにくくなってしまうので、私たちはシンプルな目標にしました。

ざっくりとご紹介すると、

• 新しくローンチしたデジタルサイネージ「タッチキッズPARK」を広める
• たくさんのお客さまとお話をして興味を持っていただく

の2つです。

目標を決めたことで、当日ブースが混雑していた際、一人ひとりのスタッフが目標を意識して自己判断で対応できていました。
また、スタッフの士気が高まったのもとても良かったと思います。

メインでご紹介するサービスは「タッチキッズPARK」に決定

準備の段階で懸念事項として社内では「1つのサービスに絞ってしまうとそのサービスに興味のない人が立ち寄らないのではないか？」と言われていました。
ただ、ブースに立つ全員が同じレベルで接客することができるようにするためには、紹介するサービスを絞り込む必要がありました。そこで、興味のある方には別の話題をお伝えするケースも視野に入れながら、ブースで紹介するメインのサービスは子ども向けのデジタルサイネージ「タッチキッズPARK」に決めました。

結果として、子ども向けのサイネージに興味がある方からそうでない方までたくさんのお客さまに来ていただくことができました。
ブースに足を止めてくださる時間は数分程度だったことも踏まえると、1つのサービスに絞って紹介することでサービスのことを覚えていただけたのではないかと思います。

タッチキッズPARKの詳細はこちら

ブースの細かな装飾までこだわって、ブランディングを意識

展示会初心者の私たちが出展したのは、カウンターブースと呼ばれる壁際の小さなブースでした。
与えられたスペースは、壁と横幅150㎝程のカウンターのみ。出展が決まってからいろいろな展示会に情報収集や偵察も兼ねて参加しましたが、カウンターブースに出展している企業はほとんどがデフォルトの白い壁にポスターを貼って、チラシを飾っているだけでした。

でも、白い壁のままは味気ない......！
せっかくならブース自体もサービスのイメージに合わせて装飾したい......！

そこで、出展マニュアルを読み込み、ルールの範囲内で最大限にDIYができないか考えました。

最初に作成したのがブースのイメージ案です。私のラフをデザイナーが綺麗なイメージにまとめてくれました。

あとは必要なパネルの発注、ブースを黄緑にするためのマスキングテープ、パネルを取り付けるための金具やワイヤー、強力な両面テープなどを用意して準備は完了です。

また、当日ブースに立つスタッフの服装は"ジーンズ×白いトップス×黄色の靴下"と決めて「ラフだけど、清潔感があってブランドイメージに合う」ようにしました。

その他にも、学んだことはたくさん

これまでご紹介した他にも、展示会前に気を付けていたことや、展示会当日に気づいたことがたくさんあります。

• ブースに立つ全員が自律的に接客できるように、接客ルールを決めて事前の社内説明会を行ったのが良かった。
• いただいた名刺の管理についてのルールを決めて、どのようなことを話したかが後から思い出せるようにしておくと良い。
• 当日のブースの整理整頓を気を付ける。モニターの裏側を覗くお客さまも多いので、飲み物・筆記用具・名刺などを綺麗に保管できるように気を付ける。
• 展示会後にできるだけ早くお礼のご連絡や必要な資料をお送りできるように事前にアプローチ方法を決めて準備しておく。
• 出展者用の管理サイトをこまめに確認して、必要な申請の期限の確認や展示会サイトの情報更新を忘れないようにする。
• 展示会後の搬出は一気にたくさんのトラックや車が入るので、かなりの順番待ちになる。早めに車を準備するか、荷物が少ない場合は台車（できれば静かに長距離移動できるもの）などを準備して自力で会場の外まで運べるようにする。
• 途中休憩は休める場所も少なく、ブースが盛況だと抜けることも難しいので、できるだけ朝ご飯と夜ご飯をたくさん食べて体力をキープする。

当日持っていた方が良い物リストや事前準備のコツを紹介しているWebページはたくさんありましたが、上記のような話は意外に書いてあるところがなく、途中で気づいて焦ることもありました。
特に搬出は、終了1時間前くらいに車の準備をしましたが、搬出用の駐車場（大きなトラックやハイエースがたくさん）に入るまでに3時間待ちになってしまい、びっくりしました......。

気づきもたくさんあり、新しいお客さまとの出会いもあり、とても刺激になりました！

大変なこともありましたが、新しいお客さまとの出会いもあり、初めて知ることや楽しい発見もたくさんあって勉強になった展示会参加でした。

また、参加したスタッフからも「普段見ることができない個々の力がわかった」「チラシをたくさん配ることができた」「楽しかった」といった感想をもらうことができました。展示会への参加が、スタッフの刺激になるとは想像していなかったのですが、とても良い副産物だったと思います。特にムーンファクトリーの場合は、お客さまと顔を合わせず作業をするスタッフも多いので、直接反応が見られる展示会は新鮮で、仕事のモチベーションアップに繋がったとのことです。

次に展示会に参加する際は、もっと大きいブースにもチャレンジしてみたいです。その際は今回学んだポイントを活かして、取り組んでいきたいと思います。